إقرأ: خطوات لتنظيم فعاليتك بميزانية بسيطة

خطوات لتنظيم فعاليتك بميزانية بسيطة

قد تعتقد أنه لا توجد طريقة لتنظيم فاعلية  حدث ما  بميزانية بسيطة ، لكن صدقني .ستحتاج إلى الصبر والتصميم لبدء مشروعك الخاص بالتخطيط للفعاليات .نسق مشروعك بدقة ، واحترم المواعيد النهائية التي حددتها لنفسك وكن مثابرًا.
اليكم اهم الخطوات لتنظيم فعالية ناجحة بميزانية بسيطة

الفكرة والمفهوم
بمجرد طرح فكرة الحدث ، تذكر أن تكون مرنًا. اترك لنفسك بعض المجال لتعديل وتطوير الفكرة. بمجرد الانتهاء من الفكرة ، انتقل إلى تطوير مفهوم الحدث. سوف يمنحك المفهوم ميزة تنافسية أكثر ؛ هذا ما سيجعل حدثك متميزًا عن الأحداث المماثلة. يمكن أن يشمل مفهوم الحدث أشياء مثل التصميم والتعاون والشراكات مع الشركات والتكنولوجيا والموقع وغيرها. في الوقت الحاضر ، يطمح معظم مخططي الأحداث إلى إقامة أحداث صديقة للبيئة ، والتي تشمل إعادة التدوير ، والتركيز على الإعلان عبر الإنترنت وغيرها. 

تحديد الجمهور
لا ينبغي أبدًا التقليل من أهمية تحديد الجمهور لحدثك. جمهورك هو المفتاح لإيجاد الرعاة والشركاء المناسبين. لذا ، اسأل نفسك هذه الأسئلة: هل حدثي مناسب ، وهل ستظهر أنواع معينة من الأفراد / الشركات؟ ما هي المجموعات التي ستحضر؟ إذا كان الثمن باهظًا جدًا ، فربما لن يحرص الطلاب على الحضور. كن مستعدًا لتقديم خصومات وتحديد فترة ترويج. أيضًا ، ضع في اعتبارك مكان الحدث ووقته لتقدير من يمكنه الحضور.

 

إنشاء جدول الأعمال
بمجرد تحديد مفهومك وتقدير الجمهور المتوقع ، ابدأ في التفكير في جدول أعمال الحدث. هل تريد إقامة حدث طوال اليوم ؛ هل ستكون ورشة عمل تمتد لأسابيع قليلة؟ من هم المتحدثون الذين يمكنك دعوتهم؟ بناءً على إجاباتك ، يمكنك البدء في البحث عن المكان المناسب والشركاء والجهات الراعية.

 

دعوة المتحدثين مجانا
من أجل جذب المتحدثين مجانًا إلى الحدث الخاص بك ، يجب أن يكون لديك خطة حدث مطورة جيدًا تُظهر الشغف والإلهام ، حتى تتمكن من تقديم قائمة بالمزايا التي لا تقاوم بعد حضورهم. ستكون هذه الأشياء مختلفة لكل متحدث ، ولكن الشائع هو الترويج لاسمه / علامته التجارية بين الجمهور المستهدف ، بالإضافة إلى فرصة إعلانية. لا تكن حزينًا إذا رفض شخص ما المشاركة ، بل كن مستعدًا لتغيير اقتراحك ودائمًا ما تفكر في بعض المحاضرين الآخرين.

البحث عن رعاة
أولاً ، عليك التفكير بعناية في الشركات والمؤسسات التي ستهتم برعاية الحدث الخاص بك وما هي الفوائد التي تقدمها هذه الرعاية. تهتم الشركات الراعية بجمهور الحدث وموضوعه عندما تحدد ما إذا كان الحدث الخاص بك هو المكان المناسب للترويج لعلامتها التجارية أم لا. قبل كل شيء ، تعتبر الرعاية وسيلة لربط العلامات التجارية.

التسويق المجاني وشركاء الإعلام
من الممكن الحصول على حملة تسويقية كافية مجانًا، فهناك بعض الطرق داخل وخارج الإنترنت. أولاً ، هناك وسائل التواصل الاجتماعي ، والتي يمكنك التعامل معها بقليل من الحماس. يمكنك العثور على الكثير من المعلومات عبر الإنترنت مع نصائح وتحليلات حول كيفية استخدام وسائل التواصل الاجتماعي للترويج ونوع الأخطاء التي يجب تجنبها بأي ثمن. ومع ذلك ، فإن إحدى أقوى أدوات الترويج عبر الإنترنت هي الحصول على محتوى مقنع لمشاركته مع جمهورك المستهدف. سيكون العثور على شركاء الإعلام للتحدث عن الحدث الخاص بك ، ونشر المقابلات والمراجعات نقطة انطلاق رائعة لحملتك التسويقية. ستمنحك وسائل الإعلام المصداقية ، لذا تأكد من العثور على شريك إعلامي واحد على الأقل محترم.

 

اختيار الاسعار الخاصة بك بعناية
تلعب خطة التسعير الخاصة بالحدث دورًا مهمًا في عملية صنع القرار للعديد من الحاضرين لذلك كن مستعدًا لإعداد فترات ترويجية وخصومات.

 

حظاً سعيداً وبالتوفيق للجميع