إقرأ: دليلك لتنظيم معرض خطوة بخطوة
تم النشر في: 13-10-2021 1466 قراءة
دليلك لتنظيم معرض خطوة بخطوة
كيفية تنظيم مؤتمر: دليل خطوة بخطوة
يجب أن تبدأ في التخطيط للمؤتمر قبل ستة أشهر على الأقل من التا ريخ المحدد لإقامة المؤتمر، اما اذا كان المؤتمر كبير فيجب التخطيط قبل عام من الموعد.
بالطبع سيكون لديك مليون سؤال في ذهنك. من أين تبدأ؟ كيف تجد المتحدثين المناسبين لدعوتهم؟ أي مكان يناسب احتياجاتك على أفضل وجه؟
ولكن لا تقلق فالحقيقة هي ، على الرغم من أن تنظيم مؤتمر هو مسعى شاق ، وأنت لست أول من يواجهه هذه التحديات، الأمر كله يتعلق باتباع بعض الخطوات المحددة.
هذا الدليل سيكون حول كيفية تنظيم المؤتمر ويساعدك على ترتيب خطوات عملك خطوة بخطوة
الخطوة الاولى/ قم بتجميع فريق عملك
من المحتمل أنك لن تنظم مؤتمرًا كاملاً بنفسك ، لذلك ستحتاج إلى فريق متخصص من الأشخاص لتحمل المسؤولية عن الجوانب المختلفة للتخطيط والمفاوضات والترويج. من المرجح أن يضم فريقك الأساسي:
فريق التخطيط: ويكون مختص فى تحديد مكان المؤتمر ، والإقامة ، والأنشطة ، والمطاعم.
فريق الإدارة: إعداد الميزانية ، تسجيل الحضور ، بيع التذاكر. سيكون هذا الفريق نقطة الاتصال الرئيسية للأسئلة المتعلقة بالمؤتمر.
فريق التسويق: الاتصال بوسائل الإعلام ، وإنشاء مواد ترويجية ، وإدارة موقع الويب الخاص بك ، والمدونة ، وأنشطة الوسائط الاجتماعية.
فريق الرعاية: مسؤول عن تأمين الرعاة والتقدم للحصول على المنح وجمع الأموال (مناسب فقط للمؤتمرات التي تعتمد على مصادر تمويل خارجية).
المتطوعون: المساعدة في جميع الأنشطة في الموقع في يوم المؤتمر: إدارة الباب ، ومسح التذاكر ، وتتبع قائمة الضيوف ، وإدارة خزانة الملابس ، وتوجيه الأشخاص ، وما إلى ذلك.
ستكون مهمتك الأساسية تنسيق الفريق وتحديد الأولويات وتفويض المهام.
الخطوة الثانية/ إعداد الميزانية وخطة العمل
سواء كان مؤتمرك ممولًا من قبل الرعاة أم لا ، فسيتعين عليك وضع ميزانية، سيساعدك وجود ميزانية أيضًا على تحديد سعر المشاركة في المؤتمر. فيما يلي العناصر الأكثر شيوعًا التي تريد تخصيص ميزانية لها:
• مكان
• إقامة
• مواصلات
• تقديم الطعام
• رسوم السماعات
• أنشطة
• تسويق
• أعضاء الفريق
سيكون إعداد ميزانية بتقديرات واقعية مفيدًا أيضًا عند البحث عن أماكن والتفاوض على العقود.
الخطوة الثالثة/ البحث عن الرعاة والمنح (اختياري)
إذا كنت تمول المؤتمر بنفسك ولا تبحث عن مصادر دخل خارجية ، فيمكنك تخطي هذه الخطوة بأمان.
إذا لم يكن الأمر كذلك ، فستريد الخروج للبحث عن رعاة أو الترتيب لجمع التبرعات. الشيء الأساسي الذي يجب مراعاته هو أن الرعاة وقيمهم يجب أن تتماشى مع موضوع مؤتمرك.
ابدأ بالعثور على رعاة يمولون أحداثًا مماثلة أو يرتبطون عمومًا بالموضوعات الرئيسية لمؤتمرك.
الخطوة الرابعة/ استقر على موعد
حان الوقت الآن لتقرير موعد انعقاد مؤتمرك. كما تمت مناقشته ، يجب أن يكون هذا التاريخ في أي مكان من ستة أشهر إلى سنة مقبلة.
تحتاج أيضًا إلى معرفة المدة التي سيستغرقها المؤتمر. يشير إجماع الصناعة إلى أن المؤتمر الذي يضم حوالي 300 مشارك يتطلب يومين كاملين. قد تمتد المؤتمرات الأكبر والأكثر تعمقًا لفترة أطول.
فيما يلي بعض القواعد الرائعة التي يجب وضعها في الاعتبار:
• اختر تاريخًا لا يتعارض مع الأحداث الكبرى الأخرى مثل المهرجانات التى تجعل الأحداث على مستوى المدينة وحجز الرحلات الجوية أكثر تكلفة وتعوق بشكل عام النقل من وإلى المؤتمر.
• تجنب فترات العطلات الصيفية والشتوية عندما يميل الناس إلى الذهاب في إجازة. من الأفضل تحديد موعد بين منتصف مارس ونهاية يونيو أو من أوائل سبتمبر إلى أواخر نوفمبر.
• حاول أن تستهدف نهاية الأسبوع ، حتى يحصل الضيوف المسافرون على فرصة للبقاء في الخلف ومشاهدة المعالم خلال أوقات إجازتهم. أفضل أيام المؤتمر هي الخميس والجمعة.
الخطوة الخامسة/ حجز المكان
بمجرد معرفة التاريخ ، يمكنك البدء في البحث عن الأماكن المتاحة التي تتناسب مع متطلباتك.
بشكل عام ، قد تنقسم الأماكن إلى ثلاث فئات:
الحرم الجامعي: هذه هي الأنسب للأحداث الأكاديمية الصغيرة وهي رخيصة نسبيًا للتوظيف.
الفنادق: تحتوي هذه عادةً على مرافق مؤتمرات مخصصة وطعام خاص. إنها أفضل خيار متعدد الإمكانات نظرًا لأنها توفر أماكن إقامة ومؤتمرات. كما أنها تميل إلى أن تكون الخيار الأغلى ثمناً.
الأماكن المستقلة: تشمل هذه الفئة جميع أنواع الأماكن الأخرى التي يمكنها استضافة المؤتمرات.
بعض العوامل التي يجب مراعاتها عند البحث عن المكان المناسب:
الحجم: من الواضح أن حجز مكان صغير جدًا حيث يتعين على الجميع الدخول في غرفة صغيرة هو فكرة سيئة. وبالمثل ، فإن تأمين مكان عملاق لحشد متواضع نسبيًا لن يضر ميزانيتك فقط ، بل سيجعل المؤتمر يشعر بالفراغ وسوء الحضور.
الموقع: من الأفضل اختيار موقع منعزل إلى حد ما حتى يتمكن المشاركون من التركيز بشكل أفضل على المؤتمر نفسه.
الإقامة: هل يوفر المكان الإقامة أم أن هناك فنادق قريبة؟
تقديم الطعام: هل المكان يشمل تقديم الطعام ؟ إذا لم يكن كذلك ، فهل توجد مطاعم ومقاهي مناسبة في المنطقة؟
المواصلات: ما مدى سهولة انتقال المشاركين إلى المكان بواسطة وسائل النقل العام؟ هل هناك مواقف كافية لمن يقودون سياراتهم؟
الجوانب الفنية: هل يحتوي المكان على معدات تكنولوجيا المعلومات والصوت والفيديو المناسبة؟ ستحتاج إلى شاشات عرض ، وميكروفونات ، والكثير من نقاط الشحن للمشاركين ، و - بالطبع - وصول ثابت لشبكة Wi-Fi.
عند التفاوض مع الأماكن المحتملة ، حاول الترتيب للوصول المبكر إلى المكان بحيث يمكنك القيام "بجولة بمفردك" أو جولة مع فريقك قبل المؤتمر. يجب أن تكون قادرًا على التأكد من أن كل التفاصيل موجودة قبل اليوم المحدد للحدث.
نصيحة سريعة: إذا وجدت مكانًا رائعًا خارج ميزانيتك ، فراجع ما إذا كان يمكنك التفاوض على رسوم أقل مقابل عقد متعدد السنوات .