ما الذي يجعل مكان الحدث مميز

هناك العديد من العناصر التي يجب مراعاتها عند تنظيم مؤتمر،  قد يكون البحث عن هذا المكان المثالي لعقد المؤتمر القادم أمرًا صعبًا ، ومن المهم أن تزن إيجابيات وسلبيات كل مكان بعناية قبل أن تقرر أين تضع ميزانية المكان الخاص بك.

لهذا السبب قمنا بتجميع بعض أهم النصائح لمساعدتك في اختيار مكان المؤتمر الخاص بك.
أهم النصائح لاستئجار مكان لاقامة الحدث 

• موقع المكان

الموقع هو أول شيء يجب مراعاته عند اختيار مكان المؤتمر، إذا كان لديك زائرون يحضرون الحدث الخاص بك من بعيد ، فمن المفيد اختيار مكان فى موقع سهل الوصول اليه. سيؤدي ذلك إلى تجنب أي مشكلات تتعلق بإمكانية الوصول ويسهل على ضيوفك حضور الحدث.  من مميزات  المكان المثالي ان يكون بالقرب من خطوط المواصلات  وتوفير موقف سيارات واسع.، إذا كان لديك زائرون يسافرون لمسافة طويلة للوصول إلى المكان ، فإن راحة الموقع مهمة بشكل خاص. اختر مكانًا قريبًا من  أماكن الإقامة ومكانًا يمكن فيه للزائرين الوصول بسهولة إلى وسائل الراحة مثل المتاجر والمقاهي والمطاعم . هذا مفيد خاصة إذا كان المؤتمر على مدار أيام قليلة.

•  مساحة المكان وتصميمه

عند التفكير في المكان المثالي لعقد المؤتمرات ، تأكد من إلقاء نظرة جيدة قبل الحجز، خذ وقتًا في التفكير في كيفية استجابة المكان للحدث الذي تنظمه وايضاً فكر في:
 كيف سيتعامل الموظفون مع العدد المتوقع من الضيوف
كيف ستبدو المساحات الرئيسية مع وجود العدد المتوقع من الضيوف لاتباع قاعدة التباعد الاجتماعى 

• تحقق من امكانية تقديم الطعام للضيوف

قدم مجموعة متنوعة من الأطعمة والمشروبات إذا كان ذلك ممكنًا ، اسأل المكان الذى تنوى اقامة الحدث فيه عن قائمة  المأكولات والمشروبات الخاصة بهم.
ضع في اعتبارك الكراسي أيضًا ، مع الأخذ في الاعتبار أن الكراسي المخصصة لمساحات الاستراحة ومناطق الاختلاط لا تحتاج إلى أن تكون مريحة مثل تلك الموجودة في قاعات المؤتمرات الرئيسية وغرف الاجتماعات.

• تأكد ان المكان به دعم فني

في أي مؤتمر ، التكنولوجيا هي المفتاح. لذلك ، تأكد من أن مكان الحدث الخاص بك مجهز تقنيًا. فمثلا:
تأكد من وجود اتصال WiFi موثوق وسريع.
تأكد من أن المكان به نسخة احتياطية في حالة انقطاع التيار الكهربائي.
اسأل عما إذا كان المكان يحتوي على مستوى عالى من المعدات التقنية والدعم الفني الجيد للأحداث
استفسر عن خيارات العرض في المكان
تحقق من إمكانيات الشاشة الخاصة بهم 

• هل المكان من حيث التكلفة مناسب لميزانيتك؟

أهم جانب في اختيار المكان هو التكلفة. تأكد من أن المكان يوفر مرونة في الأسعار،  يمكنك أيضًا التحقق مما إذا كان المكان يقدم سعر تأجير شاملًا أو إذا كان يوفر خيارات أكثر سهولة وانسب فى الاسعار.                                                                                                                                                                         

هل تستأجر الغرفة أو معدات الصوت والصورة أيضًا؟ اكتشف ما إذا كان المكان يحتوي على قائمة الموردين المفضلين لك أو ما إذا كان لديك مطلق الحرية في الاستعانة بالموردين الخاصين بك.