إدارة المعارض التجارية

من خلال التخطيط المدروس والنهج المنظم ، يمكنك استضافة حدث ناجح يفيد مؤسستك والبائعين والحضور. الهدف الأساسي للمعرض التجاري هو ربط المشترين والبائعين ، ونتيجة لذلك ، مساعدة العارضين على تحقيق أهداف والإيرادات من المشاركة في العرض.

يكمن التحدي في دمج جميع العناصر المطلوبة لتنظيم حدث ناجح. من اختيار الوقت والمكان المناسبين لعرض تجاري لتسويقه بشكل فعال ، لذلك فهناك العديد من العناصرالتي تدخل في إدارة المعارض التجارية الناجحة.

• تحديد الموقع 

أولاً ، اختر موقعًا ترغب في استضافة معرضك التجاري فيه. ما المدينة التي تعتقد أنها ستجذب أكبر عدد من الحضور؟ حدد موقعًا مناسبًا للعارضين والحضور. تشمل العوامل الإضافية التي يجب مراعاتها عند اختيار الموقع الطقس والنقل وجاذبية المدينة وتوافر مرافق الحدث.

بمجرد أن تستقر على موقع ما ، ابدأ في البحث عن المرافق بناءً على عدد الحاضرين والمعارض التي تتوقعها. بالنسبة للمناسبات الصغيرة ، عادة ما تكون الفنادق المزودة بمرافق مؤتمرات مناسبة ، في حين أن مراكز المؤتمرات وقاعات المعارض مناسبة للمعارض التجارية الكبيرة. تشمل النقاط الأخرى التي يجب مراعاتها عند تأمين مكانك ما يلي:

• حجم غرف الاجتماعات

1. احتياجات الصوت / الفيديو
2.  تقديم المأكولات والمشروبات
3. مواد الإعداد المقدمة من المنشأة

تجنب استضافة معرض تجاري في عطلة أو مناسبة خاصة في عطلة نهاية الأسبوع. بالإضافة إلى ذلك ، ضع في اعتبارك ما هي المؤتمرات والمعارض التجارية الأخرى التي تقام في نفس الوقت تقريبًا. ما لم تكن ترغب في الاستفادة من حركة المرور من تلك المعارض التجارية ، تجنب جدولة الحدث الخاص بك في تلك التواريخ.

عند التخطيط لمعرضك التجاري ، تأكد من أن مساحة المكان تستوعب أنواعًا مختلفة من الأكشاك ويمنح الحضور مساحة كافية للسير من معرض إلى آخر. بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج على الأرجح إلى سجاد وإضاءة ومعدات سمعية / بصرية وحتى بعض الأثاث لتحويل المكان إلى حدث تجاري حيوي.

تعرف على المنسق في المكان الذي ستستضيف فيه العرض. سيلعب هو أو هي دورًا رئيسيًا في ضمان إعداد الحدث الخاص بك بشكل صحيح لتلبية احتياجاتك واحتياجات العارضين. 

• ابدأ التخطيط بشكل جيد مقدمًا

أحد مفاتيح إدارة المعارض التجارية الناجحة هو منح نفسك الوقت الكافي للتخطيط والتنفيذ الناجح لحدثك. يجب أن تبدأ في التخطيط لمدة تصل إلى عام أو أكثر مقدمًا لإتاحة الوقت الكافي لـ:

1. تحديد أهدافك من معرضك التجاري
2. حدد ميزانيتك
3. البحث عن رعاة الحدث للمساعدة في التكاليف
4. حجز المكان
5. حدد وسائل الترفيه الخاصة بك واحتفظ بها
6. حدد مخطط الأرضية ، وأسعار تأجير الكابينة ، وأسعار خدمات العرض الأخرى للبائعين لديك.
7. تطوير عقد العارضين والمواد الإعلامية
8. قم بإنشاء وتنفيذ خطة ترويجية تضمن التسويق للبائعين / العارضين ثم الحاضرين
9. إجراء متابعة ما بعد العرض

 
من خلال الإدارة الفعالة للمعارض التجارية وضوابط التكلفة ، يمكن أن تكون العروض مفيدة لراعي الحدث ، وكذلك العارضين. 

يعد جذب البائعين والحضور أمرًا بالغ الأهمية لتنظيم واستضافة معرض تجاري ناجح. عندما تتواصل مع العارضين المحتملين ، أظهر لهؤلاء البائعين المحتملين كيف يمكنهم الاستفادة من العرض في معرضك التجاري.
قد تتضمن طرق التسويق لجذب البائعين والحضور استخدام وسائل التواصل الاجتماعي ، والتسويق عبر الهاتف ، والبريد الإلكتروني ، والإعلانات المطبوعة والمذاعة ، والعلاقات العامة ، وأساليب التسويق الأخرى عبر الإنترنت. بالإضافة إلى ذلك ، اعرض العرض القادم على موقع الجهة الراعية للحدث ، في النشرات الإخبارية وغيرها من وسائل الاتصال المستمرة.

عندما يتعلق الأمر بإدارة المعارض التجارية ، يكمن النجاح في التفاصيل. ركز على توفير تجربة عالية الجودة لكل من المنظمين والحضور من خلال منحهم منصة للتواصل مع بعضهم البعض وتحقيق أهداف أعمالهم