إقرأ: نصائح لتنظيم حدث ناجح

نصائح لتنظيم حدث ناجح

تنظيم حدث ليس مهمة بسيطة. لكن يمكننا تحديدالنقاط الرئيسية يجب أن تضعها في اعتبارك حتى يسير كل شيء على ما يرام.

تحديد الغرض والشكل
قم بصياغة هدفك على وجه التحديد قدر الإمكان: هل تريد نقل المعرفة إلى المشاركين ؛ التعبير عن الامتنان للشركاء ؛ جمع الأموال لمشروع أو تقديم متعة جمالية للضيوف؟ يعتمد شكل الحدث على الإجابة: مفهومه وتوقيته ومدته وتوزيع الأدوار داخل الفريق وتصميم القاعة والطعام والصوت.
حاول ألا تتبع التنسيقات التقليدية  واتبع كل ما هو حديث مثل : نشر الأحداث عبر الإنترنت ، الأحداث في الهواء الطلق. ما يهم هو أن التنسيق الخاص بك يساعد في تحقيق هدف الحدث.

قم بصياغة ميزانيتك مع الأخذ في الاعتبار المواقف غير المتوقعة
انظر إلى قائمة المهام واعكسها في ميزانيتك، ينبغى أيضًا التفكير في الاحتياطي في حالة المواقف غير المتوقعة  من الأفضل التفكير في مثل هذه الأشياء مسبقًا والاستعداد لها ماليًا.

تحقق من الموقع ولديك خطة ب
تحقق دائمًا من الموقع شخصيًا في وقت مبكر من مرحلة الاختيار. في أكثر اللحظات غير المتوقعة ، يمكن أن يتحول التكييف لا يعمل بشكل صحيح في القاعة ، ولا توجد مراحيض للمعاقين أو أن المعدات لن تدخل من الباب. لذلك ، تحقق من هذه المشكلات مقدمًا.

تخصيص المسؤوليات
من المهم جدًا توزيع المهام بين أعضاء الفريق ليس فقط في مرحلة الإعداد ولكن أيضًا أثناء الحدث. تخصيص المسؤوليات حسب المنطقة. على سبيل المثال ، شخص ما مسؤول عن منطقة التسجيل ، وشخص آخر لتحية المتحدثين ، وشخص مختلف عن المعدات ، وتقديم الطعام ، والتواصل مع الصحافة ، وما إلى ذلك. يحتاج كل شخص إلى منطقته ، وهو ما يجب عليه أو عليها يكون مسؤولاً طوال مدة الحدث.
أخبر جمهورك عن الحدث
لا تقلل من الوقت المطلوب للترويج الناجح لحدث ما. تحديد نوع الحدث والجمهور المستهدف والموارد الداخلية والميزانية لابد ان يكونوا نهجك التسويقي. عند اختيار شركاء الإعلام ، ركز على أولئك الذين يستهدفون جمهورك. من الأفضل أن يكون لديك عدد قليل من الشركاء ولكنهم مستهدفون ، بدلاً من التحدث عن الحدث للجميع تقريبًا.
من المهم أيضًا إنشاء رسالة رئيسية واحدة سيتم بثها على جميع القنوات. تأكد من أنه موجز وأنه ينقل بدقة فكرة الحدث إلى جمهورك.

قم بإجراء فحص نهائي قبل 24 ساعة من الحدث
تأكد من أنك أبلغت المشاركين بكيفية الوصول إلى الموقع ، ودعت جميع الضيوف المهمين ، وأعدت المواد المطبوعة ومحتوى الصوت والفيديو. تحقق مما إذا كان الجميع يفهم مهامه ومسؤولياته وما إذا كانت المساحة جاهزة. لهذا الغرض يمكنك صياغة قائمة مرجعية ، مثل هذاواحد.
تأكد من طباعة برنامج الحدث ، واسمح لكل عضو في الفريق والمتطوعين بالحصول على نسخة منه. بالإضافة إلى ذلك ، امنح الجميع رقم هاتف جهة الاتصال الرئيسي للتواصل مع بعضهم البعض في حالة الطوارئ.

الحصول على التقييمات
من المحتمل أن تكون متعبًا وسعيدًا بعد الحدث ، ولكن سيكون من الصعب عليك تقديم تقييم موضوعي لكيفية سير كل شيء. لهذا السبب اطلب من المشاركين إكمال نموذج تقييم مطبوع في نهاية الحدث أو نموذج عبر الإنترنت عند وصولهم إلى المنزل. اطلب منهم تقييم الجوانب المختلفة للحدث: اللوجستيات ، والمتحدثين ، والمواقع ، وعمل المنظمين. ستساعدك هذه المعلومات على تجنب الأخطاء في المستقبل وتحسين جودة الأحداث الخاصة بك. إذا أمكن ، احصل على تعليقات من خلال الشبكات الاجتماعية أو سجل مراجعات بالفيديو في نهاية الحدث. سيكون هذا مفيدًا إذا تم عقد الحدث مرة أخرى.
مهما كان الحدث الذي تنظمه ، فكن متفائلًا ولا تخاف من المفاجآت وسيكون فعاليتك ناجحة!