إقرأ: كيف تخطط لإقامة حدث مميز في خطوات بسيطة

كيف تخطط لإقامة حدث مميز في خطوات بسيطة

سيساعدك أخذ الوقت الكافي للتخطيط لحدثك مقدمًا من أربعة إلى ستة أشهر على تحويل أي فكرة إلى نجاح. صقل مهارات منظم الحدث الخاص بك واستخدم خطوات إدارة الحدث هذه للمساعدة في تجنب أي مشاكل في اللحظة الأخيرة ، وخلق تجربة لن يتمكن جمهورك من رفضها.

ماذا تريد أن يحقق هذا الحدث الخاص بك

قد يبدو الأمر واضحًا ، لكن التركيز على الغرض من الحدث منذ البداية سيساعدك على تحقيق رؤيتك. من الضروري أيضًا تحديد الجمهور الذي ترغب في اجتذابه ، والبدء في التفكير في أفضل الطرق لجذبهم من خلال التسويق والترويج. إذا كنت تفكر في جمهور أصغر سنًا ، فستجدهم على الأرجح وتتواصل معهم على منصات التواصل الاجتماعي مثل TikTok ، بينما تعمل القنوات الأكثر رسوخًا مثل Facebook بشكل أفضل مع الحشود الأكبر سنًا.

تعيين ميزانية الحدث 

هل تعقد الحدث لتحقيق ربح أو لمجرد تغطية تكاليفك؟ ربما الهدف هو جمع الأموال لجمعية خيرية أو لسبب نبيل؟ هل ستكون التذاكر مجانية أم مشحونة - وفي حالة الشحن ، كم ستكلف؟ مهما كان قرارك ، ستساعدك الإجابات على هذه الأسئلة في التركيز على الشؤون المالية لحدثك ، سواء كنت تستضيفه فعليًا أو شخصيًا.

تحديد التاريخ والمكان

سيعني توضيح هذه التفاصيل الرئيسية في وقت مبكر من عملية الحدث أنه يمكنك مشاركتها مع المتحدثين المحتملين أو الضيوف ، مما يؤدي إلى إنشاء عرض أكثر وضوحًا وقيمة. فكر فيما تطلبه من المكان (الموقع ، وإمكانية الوصول ، ومرافق المطبخ ، وترخيص المشروبات الكحولية ، وما إلى ذلك) والوقت الأكثر ملاءمة لحدثك ، ثم ابدأ في الوصول إلى الأماكن المحتملة.

إذا كان الحدث الخاص بك يقام بشكل افتراضي ، ففكر في النظام الأساسي الذي قد تستخدمه. يعد Zoom أمرًا رائعًا للتعامل مع عدد كبير من الحضور .

النظر في محتوى الحدث الخاص بك

حان الوقت الآن للتفكير في التوقيت من خلال صياغة جدول الأحداث. سواء كنت ترتب مؤتمرًا به عدة حلقات نقاش وورش عمل أو أسئلة وأجوبة عبر الإنترنت مع مؤلف واحد ، فإن حساب كل دقيقة من الحدث الخاص بك سيساعدك على التركيز على الحجوزات والترتيبات التي تحتاج إلى إجرائها.

 تحدث إلى الموردين والمتحدثين

خطوتك التالية التي يجب مراعاتها عند تنظيم حدث هي البحث عن الموردين. من منسقي الأغاني والديكور إلى شاحنات الطعام ورسامي الوجوه ، يعتمد الكثير من نجاح حدثك على قدرتك على العثور على أشخاص رائعين للعمل معهم. الآن هو الوقت المناسب لبدء تأمين مكبرات الصوت والتحقق من توفر مقدمي العروض والضيوف المميزين. اكتشف ما إذا كانت مناسبة بشكل جيد لحدثك عن طريق التحقق من المكان الذي ظهرت فيه من قبل ونوع الجماهير التي يبدو أنها تجذبها.

خطة تدابير الصحة والسلامة

إذا كنت تستضيف حدثك شخصيًا ، فاحرص على تغطية جميع الاحتمالات من خلال إجراء تقييم للمخاطر ووضع خطة للصحة والسلامة لحماية الموردين والحضور من المشاكل المحتملة. في هذه الأوقات ، قد تعني القيود تدابير التباعد الاجتماعي أو متطلبات معدات الحماية الشخصية الصارمة ، لذا ضعها في الاعتبار. بالنسبة للأحداث الافتراضية ، ضع في اعتبارك مشاركة قائمة القواعد ومدونة قواعد السلوك الخاصة بك مع الحضور قبل اليوم الكبير.

 التسويق والترويج للحدث

لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع لتسويق الأحداث ، لذا استكشف جميع الخيارات الترويجية المتاحة. تعد الحملات الدعائية والعروض المبكرة طريقتين رائعتين لخلق ضجة. يمكنك أيضًا التعاون مع الرعاة عندما يتعلق الأمر بالترويج أو إجراء عمليات الاستحواذ أو الهدايا على وسائل التواصل الاجتماعي. يمكن أن يكون إنشاء علامة تصنيف فريدة طريقة رائعة لتشجيع المحتوى الذي ينشئه المستخدمون وإنشاء محادثة عبر الإنترنت.

إرسال تذكير

في الأيام التي تسبق الحدث ، من الضروري أن تأخذ الوقت الكافي لتسجيل الوصول مع الجميع. ونعني الجميع. أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى الحاضرين مع إرشادات حول كيفية العثور على المكان أو كيفية تسجيل الدخول إلى منصة استضافة الفيديو الخاصة بك ، وتحقق من الموردين لتأكيد المواعيد ، واسأل المتحدثين عما إذا كان لديهم أي طلبات خاصة. يمكن أن يوفر لك إجراء هذه الأنواع من المحادثات مسبقًا وقتًا ثمينًا في اليوم.

 ضع خطة طوارئ

في حين أن كل عملك الشاق سوف يتأكد من سير الحدث بسلاسة ، إلا أنه من الأفضل أن تكون واقعيًا وتستعد لكل نتيجة. بهذه الطريقة ، يمكنك وضع خطة لكيفية الرد على العقبات غير المتوقعة (مثل إلغاء المتحدثين ، أو سقوط مكان ، أو تغيير قيود COVID-19) ووضع تدابير مثل سياسات الاسترداد الواضحة والنسخ الاحتياطية الافتراضية في المكان المناسب تساعد في تجنب الكوارث المحتملة.

تذكر أنشطة ما بعد الحدث

قد يؤدي نشر الصور وإعادة نشر الرسائل من الحاضرين على وسائل التواصل الاجتماعي إلى إقناع الأشخاص بضرورة شراء تذاكر لحدثك التالي. بعد كل شيء ، لا أحد يريد أن يعاني من الخوف. إنها لفكرة جيدة أيضًا التواصل مع البائعين والجهات الراعية شخصيًا لتقول شكرًا لك ولطلب تعليقاتهم. حاول التعلم من ردودهم ومعرفة ما إذا كان هناك أي شيء يمكنك القيام به بشكل أفضل في المستقبل.

قياس نجاح الحدث الخاص بك

قم بتدوين المقاييس الرئيسية مثل أرقام الحضور ، والأرباح ، وتوليد العملاء المحتملين ، واستجابات الاستبيان. ما يتم قياسه ، كما يقولون ، يتم إدارته. من خلال استثمار قدر صغير من الوقت بعد كل حدث ، يمكنك إجراء تلك التعديلات الصغيرة لجعل الحدث التالي نجاحًا أكبر يتجاوز أهدافك.