إقرأ: دليلك الشامل للتخطيط لأي حدث

دليلك الشامل للتخطيط لأي حدث

نأمل أن يوفر ما يلي نقطة انطلاق للتخطيط لحدثك - وبدون مزيد من اللغط ، إليك الخطوات العشر! 

تطوير هدفك وأهداف الحدث

تتمثل الخطوة الأولى في التخطيط لحدثك في تحديد هدف وأهداف ملموسة. 
أولاً ، ابدأ بسؤال نفسك: لماذا تنظم هذا الحدث ، وما الذي تتمنى تحقيقه؟
إذا كنت تعرف الأهداف الرئيسية لمؤسستك قبل التخطيط ، فيمكنك التأكد من تحسين كل جزء من الحدث الخاص بك لتحقيق النجاح. 
هل تحاول رفع مستوى الوعي بقضية ما ، أو جمع مبلغ محدد مسبقًا من التبرعات لمشروعك القادم؟ هل تأمل في جذب 50 ضيفًا أم 500؟
إن تحديد هدف بمقاييس النجاح القابلة للقياس سيسهل على فريقك ضمان وصولك إليهم. 

 
وسيلة شرح تسجيل الحدث

 قد تكون أهدافك الملموسة هي جذب 500 من الحضور ، أو بيع 100 منتج في الحدث ، أو جمع مليون دولار للأعمال الخيرية. ستساعد أهدافك غير الملموسة في تحقيق هذه الأهداف الملموسة وقد تشمل زيادة الوعي بمنتج أو سبب أو تجنيد متطوعين ".

 تنظيم فريقك

يتطلب أي حدث جهد جماعي  للتعامل مع جميع التفاصيل. ضع في اعتبارك تحديد مدير حدث رئيسي أو رئيس حدث بالإضافة إلى رؤساء فرديين للجان الفرعية ، مثل:

• إدارة المكان
• مكبرات الصوت
• وسائل الترفيه
• شهره اعلاميه
• الرعاة
• وإدارة المتطوعين

 
يؤدي تعيين الأدوار الفردية لأعضاء الفريق إلى إنشاء نظام للمساءلة ، بالإضافة إلى منع المهام من الفشل. بالإضافة إلى ذلك ، سيسمح لك بالتفويض - ولكن لا تنسَ حساب اجتماعات اللجان في توقيت خطة الحدث الخاص بك!

 حدد ميزانيتك

يعد تحديد ميزانية الحدث الخاص بك أحد أهم أجزاء التخطيط لحدث ما. لقد رأيت العديد من الأفكار الرائعة تفشل لأن الفريق الذي ابتكرها في الأصل نسي أن يأخذ ميزانيته في الاعتبار قبل البدء في التخطيط.

 بعض النفقات الهامة التي تحتاج إلى تضمينها في ميزانيتك هي:
المكان: يجب أن تشمل هذه التكلفة الإيجار بالإضافة إلى أي تأمين تحتاج إلى شرائه. 
الطعام والشراب: هذا المجال لا يحتاج إلى شرح. ومع ذلك ، تذكر أن المبلغ الذي يمكنك تحمله هنا قد يحدد أيضًا عدد التذاكر التي يمكنك بيعها.
الترفيه: يمكن تخصيص هذا الحقل كما تريد - سواء تم تخصيصه لمكبرات الصوت أو منسق موسيقى أو حتى خنزير ناطق ، تأكد من أن لديك مساحة كبيرة للمناورة لتكاليف السفر والإقامة بالإضافة إلى أي تعويض.
الموظفون: غالبًا ما يتم نسيان هذه الفئة ، ولكن من الضروري حساب تكاليف النقل والإقامة لموظفيك ، خاصةً إذا كنت متوجهاً إلى خارج المدينة. حتى تخصيص وقت الموظفين يمكن أن يساعدك في تحديد ما إذا كان هذا الاجتماع الإضافي يستحق ذلك.
التسويق: سواء قررت الترويج لحدثك عبر Facebook أو الذهاب إلى الطرق التقليدية عن طريق نشر النشرات في جميع أنحاء المدينة .
البرنامج: إذا كنت لا تدفع بالفعل مقابل أي نوع من برامج إدارة الأحداث ، ففكر في دمجها في التخطيط لهذا الحدث. 

حتى إذا لم تكن بعض هذه العناصر ثابتة التكاليف بعد - على سبيل المثال ، إذا لم تكن قد اخترت مكانًا بعد - فمن المهم أن تضع في اعتبارك الحد الأقصى الذي يمكنك تحمله قبل اتخاذ تلك القرارات. 

 
تحديد التاريخ

قد يكون التاريخ محددًا مسبقًا لحدث متكرر ، ولكن إذا كان هذا حدثًا جديدًا ، فتأكد من مراعاة ما يلي قبل تأكيد تاريخك:

• امنح نفسك الوقت الكافي! من الناحية المثالية ، يجب أن يكون لديك 4-6 أشهر للتخطيط ، إن لم يكن أكثر (اعتمادًا على طبيعة الحدث الخاص بك).

•  كن على علم بالأعياد القانونية والدينية

• تجنب فترات العطلات المدرسية (الشتاء والربيع والصيف)

• تحقق من التواريخ مع المشاركين الرئيسيين - المتحدثين والمقدمين والضيوف المهمين ، إلخ.

• بمجرد تعيين التاريخ (وتحديد ميزانيتك بالفعل) ، يمكنك البدء في حجز أي موظفين خارجيين (مثل متعهدو الطعام) تحتاجهم على الفور.

 

إنشاء خطة رئيسية للحدث

بمجرد أن تكون لديك فكرة جيدة عن جميع التكاليف والجدول الزمني المرتبط بحدثك ، فقد حان الوقت لبدء الخطة الحقيقية! سيسمح لك إنشاء الخطة الرئيسية للحدث الخاص بك بضمان بقاء كل جانب على المسار الصحيح ، بالإضافة إلى تسهيل التنسيق مع المتطوعين وأعضاء لجنة الحدث.

يجب أن تشمل الخطة الرئيسية للحدث الخاص بك جميع جوانب الحدث ، بما في ذلك:

إدارة المكان والخدمات اللوجستية والتموين (العقود ، التصاريح ، التأمين ، إلخ)
المتحدثون والمقدمون (التحديد والتأكيد واللوجستيات والإدارة)
الأنشطة والترفيه
الدعاية والترويج (عبر الإنترنت وخارجه ، مثل صفحة الويب والترويج عبر الإنترنت ؛ البرامج المطبوعة ؛ العلاقات الإعلامية ؛ اللافتات ؛ وسائل التواصل الاجتماعي ، إلخ)
التسجيل (الاشتراك عبر الإنترنت والدفع والتتبع ؛ تسجيل الدخول في الموقع ، إلخ).
الراعي وإدارة الشريك
إدارة المتطوعين والمسؤوليات 
أثناء التخطيط لحدثك ، ضع في اعتبارك أيضًا إنشاء جدول زمني مفصل ، بحيث يتحرك كل شيء بسلاسة. قم بتضمين متى يلزم تقديم أي تصاريح أو وثائق تأمين ، وعند انتهاء التسجيل ، وجدول زمني مفصل ليوم.

 
 أخيرًا ، إذا قمت أنت أو مؤسستك بتشغيل أحداث سابقة من نفس النوع ، فإن مراجعة أي وثائق موجودة في هذه المرحلة يمكن أن تساعدك على ضمان عدم فقد أي شيء. 

 
احجز مكانك

بمجرد الانتهاء من التاريخ ، من المهم حجز مكانك في أقرب وقت ممكن. يجب أن يكون للحدث الخاص بك تاريخ ومكان قبل أن تتمكن من بدء الإعلان ، لذلك يجب إكمال هذه المهمة في وقت مبكر من فترة التخطيط قدر الإمكان.

 العلامة التجارية للحدث الخاص بك

إذا كنت تريد أن يبرز حدثك ، فأنت بحاجة إلى اختيار موضوع مقنع وفي الوقت المناسب يميزك عن منافسيك. هذا يعني أنك بحاجة إلى ابتكار سمة عامة ديناميكية وتحتاج إلى الاهتمام بالاسم الفعلي لأنه يمكن أن يكون مصدر جذب رئيسي للانتباه ، خاصة في وسائل الإعلام عبر الإنترنت.

 العصف الذهني

عندما تقوم بالعصف الذهني لاسم الحدث ، فكر في:
كيف يختلف حدثك عن الأحداث الأخرى في قطاعك؟
ما الذي تأمل أن تنقله من خلال هذا الحدث؟
ما هي المكونات الرئيسية لحدثك؟ 
قم بإنشاء سطر تعريف: بمجرد التوصل إلى اسم ، حاول أيضًا صياغة شعار - شعار قصير لا يُنسى للعلامة التجارية يصف الحدث. 
تصميم شعار: الخطوة الأخيرة ستكون إنشاء شعار لتمثيل الحدث الخاص بك. يمكن أن يكون الشعار أداة فعالة للعلامة التجارية - حيث يقدم اعترافًا فوريًا بحدثك في جميع عناصر الدعاية والعروض الترويجية (مثل القمصان وزجاجات المياه والحقائب والمزيد).
بمجرد حصولك على اسمك وشعارك ، استخدمه في جميع المواد التسويقية الخاصة بك حتى يبدأ الأشخاص الذين ليسوا على دراية بمؤسستك في التعرف على علامتك التجارية .

بالإضافة إلى إنشاء اسم حدث وشعار، قم بإنشاء علامة تصنيف لجميع موادك التسويقية وليستخدمها الحاضرين عند التحدث عن الحدث الخاص بك على وسائل التواصل الاجتماعي. كلما كان أقصر كلما كان ذلك أفضل ، لكن يجب أن يكون فريدًا أيضًا.
 

أثناء الحدث ، عيّن شخصًا ما لمراقبة المنشورات الحية باستخدام الهاشتاج: "مثل" منشورات Facebook ، و "إعادة تغريد" التغريدات ، وما إلى ذلك ، لتضخيم الضجة أثناء حدوث الحدث. 
بعد الحدث ، يمكنك البحث في كل منصة وسائط اجتماعية فردية عن المنشورات التي تحتوي على علامة التصنيف الخاصة بك للحصول على تقرير ممتاز بعد الحدث.

تحديد وإقامة الشراكات والرعاة

هل هناك منظمات يمكنك الشراكة معها أو طلب رعايتها لتحمل التكاليف وزيادة المشاركة المحتملة؟ بالإضافة إلى ذلك ، عندما تقوم بإشراك أشخاص أو مجموعات أخرى في الحدث الخاص بك ، فإن لهم مصلحة في المساعدة في نشر الكلمة وتحقيق النجاح للحدث - كلما كان ذلك أكثر مرحًا ، أليس كذلك؟

قد ترغب في التفكير في:

البحث عن رعاة من الشركات لتمويل جزء من الحدث ، إلى الشركات المحلية التي قد تكون قادرة على توفير السلع أو الخدمات ، مثل الزهور للطاولات ، وعناصر أكياس الهدايا ، إلخ. .
الشراكة مع المنظمات المجتمعية التي قد تكون قادرة على تقديم مكان أو المساعدة في تنظيم حدث أو توظيفه.
إذا كنت تبحث عن شركات لرعاية هذا الحدث الخاص بك ، فضع في اعتبارك أنه سيكون من المرجح أن تفعل ذلك إذا كان بإمكانهم رؤية الفائدة الواضحة لهم. إذا كان لديك رعاة في الماضي على استعداد للتحدث نيابة عنك ، فهذا أفضل كثيرًا - ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فكن مستعدًا لصياغة حالة مقنعة للحصول على الدعم .

انشاء خطة دعاية

حتى مع وجود المتحدثين الأكثر روعة أو مجموعة الترفيه ، فأنت بحاجة إلى الدعاية لجذب الناس إلى الباب. يبدأ ترويج الحدث بالإشعار الأولي أو الصفحة على موقع الويب الخاص بك ، والملاحظة في رسالتك الإخبارية أو بريدك الإلكتروني لحفظ التاريخ ، ثم  الدعاية عبر الإنترنت وخارجه والعلاقات الإعلامية والتواصل المستمر لتشجيع التسجيل.

بعض المكونات التي قد ترغب في تضمينها في خطتك هي:

• إعلان صفحة الويب

• وسائل التواصل الاجتماعي

• البريد الإلكتروني

• اتصالات الصحافة ووسائل الإعلام

•  المواد المطبوعة

أخيرًا ، لا تكتمل أي خطة ترويجية بدون شكر ما بعد الحدث وإقرارات الراعي ومقالات حول الرسائل الرئيسية للحدث أو نجاح جمع التبرعات.
استأجر مصورًا محترفًا لحضور الحدث والتصوير ، مما يجعل من السهل جدًا إرسال الحدث للنشر. بالإضافة إلى ذلك ، إنها هدية شكر رائعة للحضور!