إقرأ: قائمة المراجعة الشاملة قبل التخطيط لأى حدث

قائمة المراجعة الشاملة قبل التخطيط لأى حدث

سواء كان لديك حدث صغير أم كبير ، سيتطلب  ذلك منك الكثير من العمل. لذلك قمنا بتجميع قائمة المراجعة الشاملة هذه لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح والاستمتاع بفوائد التخطيط للحدث ، قبل شهرين من اليوم المحدد من حيث تحديد الميزانيات إلى المستندات والعناصر المحددة اللازمة للتخطيط للأحداث ، استخدمها للمساعدة في التأكد من أنك مستعد قدر الإمكان.

ابدأ في أقرب وقت ممكن

كلما بدأت في وضع الأسس لحدثك مبكرًا ، زادت قدرتك على التنظيم مسبقًا ، من الناحية المثالية ، يجب أن تبدأ العمل على الحدث الخاص بك قبل أربعة إلى ستة أشهر من موعده ، سواء كنت تخطط لحدث لمرة واحدة أو عدة أحداث في نفس الوقت.

وضع الميزانية

لا يلزم أن تكون ميزانيتك دقيقة أو ثابتة ، ولكن وجود رقم تقريبي للعمل به يمكن أن يبسط التكاليف ويساعد على ضمان اتخاذ قرارات تتماشى مع أهدافك المالية. ضع في اعتبارك أن تكاليف الأحداث عبر الإنترنت يمكن أن تكون في كثير من الأحيان أقل بكثير من الأحداث الشخصية ، لذا فإن الانتقال إلى الحدث الافتراضي يعد خيارًا رائعًا إذا كنت تعمل بميزانية محدودة. 

اختر التاريخ والوقت

من  الأسهل بكثير وضع جدول زمني واضح للتخطيط. إليك مهامك الرئيسية عندما يتعلق الأمر باختيار الوقت المناسب لحدثك:

• اختر التاريخ الأفضل بالنسبة لك.
• حدد الخيار الثاني الأفضل في حالة وجود عوائق غير متوقعة.
• فكر في أيام الأسبوع.، فقد لا يتمكن الجمهور من حضور الاحداث  التى تقام في منتصف الأسبوع وخاصة  إذا كانت تجري في النهار.
• اختر الموقع والمكان والبائعين

سيعتمد موقعك ومكان إقامتك على نوع الحدث والأرقام والأهداف. على سبيل المثال ، إذا كنت تقيم حدثًا صغيرًا ، فمن المحتمل أن يكون لديك خيار أوسع من الأماكن. لكن الأحداث الأكبر ستتطلب لمسة أكبر من العمل للعثور على مساحة مناسبة الحجم. ابدأ البحث عن مكان إقامتك في أقرب وقت ممكن لتجنب خيبة الأمل.

إذا كنت تستضيف حدثًا عبر الإنترنت ، ففكر في منصات الاستضافة المختلفة التي يمكنك استخدامها والوظائف المختلفة التي تقدمها. على سبيل المثال ، إذا كنت تستضيف ندوة كبيرة أو درسًا رئيسيًا ، فستحتاج إلى خيار كتم صوت جميع الحاضرين أثناء التحدث. تستفيد الاختبارات القصيرة والمسابقات من الغرف الفرعية ، بحيث يمكن للفرق الوصول إلى مساحة منفصلة للتخطيط والدردشة.

اختر موضوعًا

إن إعطاء الحدث الخاص بك موضوعًا مميزًا ، مثل الفنون والحرف اليدوية يمكن أن يجعله لا يُنسى للحضور بينما يساعد في تشجيعهم على شراء التذاكر في المقام الأول. 
 اتبع هذه الخطوات البسيطة للعثور على المتحدثين المناسبين والتواصل معهم والذين سيشاركون الحاضرين بشكل أفضل:
حدد المتحدثين الذين تحدثوا في أحداث مشابهة لأحداثك.
ضع قائمة بالمتحدثين المثاليين ، مع مراعاة  الميزانية والجمهور .

البحث عن الرعاة

يمكن للرعاة المساعدة في جعل الحدث الخاص بك أكثر جدوى من الناحية المالية ، ويمكن أيضًا استخدامه لزيادة الوعي بالعلامة التجارية وللترويج المشترك. ترسيخ علاقات الراعي الجيدة أمر ضروري لتأمين الدعم للأحداث المستقبلية.

الآن بعد أن حصلت على الإطار الأساسي لحدثك ، حان الوقت لبدء تسوية بعض التفاصيل الدقيقة. أثناء تحديد المزيد من التفاصيل ، قم بتحديث ميزانياتك للبقاء على المسار الصحيح والاحتفاظ بسجل لجميع أحدث تقديراتك وعروض الأسعار.